Combien ça coûte organiser une course?

Les événements de course à pied sont-ils trop chers? Y a-t-il vraiment beaucoup d’argent à faire avec une course à pied ou tout autre événement d’endurance tel qu’une course à obstacle ou un triathlon?

En tout cas, certains prix font jaser, comme par exemple le 350$ exigé par le marathon de New-York, le 200$ exigé pour telle course à obstacle, ou le 100$ exigé pour telle course de 10km.

C’est une bonne occasion d’essayer de voir ce qui entre dans un tarif pour une course à pied (au Québec du moins). On ne parlera pas ici d’une course en particulier, mais de façon générale.

Supposons que vous vouliez démarrer une course à pied sur route avec un parcours bucolique. Petit guide pour établir vos tarifs….
Allons-y par étapes.

1. Le type de course.

Bien entendu, le coût pour organiser une course dépend d’abord de ce que vous voulez offrir au coureur. Une course de base, avec juste un parcours bien mesuré et un bon chrono, ou une course ‘de luxe’ avec tous les extras?

2. Le type d’organisation.

Selon que vous faites partie d’un OBNL (organisme à but non lucratif, par exemple un club de course), d’une municipalité (ex: service de loisirs), d’une fondation, d’une boutique de sport qui organise des courses, ou enfin vous démarrez une entreprise qui va se spécialiser dans l’organisation d’événements, les objectifs de rendement, mais aussi les coûts, vont varier.

Pour une course de boutique, par exemple, la course peut être vue comme un investissement publicitaire, et ne pas devoir générer de profit. De façon un peu similaire, une course de services de loisirs n’aura pas l’objectif d’être rentable mais de faire bouger les gens.

Pour un OBNL, les organisateurs seront bénévoles et les surplus iront à l’organisme. On se contente alors de faire les frais, plus un montant qui financera des activités selon la mission de l’OBNL.

Pour une entreprise qui organise des événements, il y aura des salaires à payer, on ne peut passer son année à organiser des courses de façon bénévole. Sans compter que la Porsche dans l’entrée et les voyages dans le sud, ça va pas se payer tout seul 🙂

Pour les fondations, des employés sont déjà attitrés à l’organisation d’événements caritatifs, et les bénévoles seront nombreux. Tous les profits en principe vont à la cause affichée, on s’attend à de la transparence. Par ailleurs certaines courses de fondation vont exiger des participants de lever des fonds importants (ex: 2000$), ça devient alors un gros objectif, et bien souvent on ne parle plus de course de compétition comme tel, vous allez probablement même décider que ce n’est pas nécessaire d’offrir un chrono pour les participants.

Enfin, et c’est assez nouveau, il y a des entreprises ‘multi-nationales’ qui développent des concepts et les ‘essaiment’ partout où ils le peuvent (Rock’n’Roll, Spartan, Tough Mudder, Color Run). Les gens en raffolent. C’est tellement un autre univers qu’on en parlera séparément dans un autre article.

3. Les coûts reliés au site de la course.

Vous avez accès à un super bel environnement pour courir, pour pas cher? Ou alors la ville qui vous accueille vous offre ses rues et son service de police gratuitement? Pas trop loin d’un beau grand bassin de coureurs? Bravo!

Mais sinon, pour avoir accès aux beaux parcs, à une SEPAQ ou d’autres lieux enchanteurs, ça peut coûter pas mal de sous! Combien? Plus que vous pensez!

Votre course sera en milieu urbain? Alors il vous faudra composer avec les fermetures de rues, et des frais seront encourus pour les services policiers et les salaires des employés municipaux (probablement en temps supplémentaire).

Ah zut! Le site de votre compétition est à l’étroit et vous devrez offrir des espaces de stationnement éloignés et fournir des navettes, avec de vrais chauffeurs? Coûts supplémentaires!

4. Les équipements.

Ok, vous avez le site, maintenant il vous faut tout de même des équipements (système de son, radios, clôtures, signalisation, remorque pour le transport, tentes, podium, etc… ). Pas de problème, vous êtes bricoleur. Si vous faites 10 courses par année, aussi bien tout acheter et amortir au fil du temps, mais si vous êtes une OBNL, vous risquez de devoir louer une bonne partie des équipements. Et à moins qu’un de vos amis dispose d’un beau grand garage dont il ne se sert pas, il vous faudra louer un local pour entreposer votre matériel.

5. Les coûts par coureur.

Les choses progressent. On doit maintenant songer à ce que l’on offre aux coureurs.

Une médaille pour tous, ou juste pour les gagnants?
Une médaille générique, ou une médaille custom, gravée, en métal?
Un chandail technique pour tous, ou juste pour les 200 premiers inscrits?
Un jus, une banane et un yogourt, ou alors un lunch complet?

Si vous avez le compas dans l’oeil, vous êtes en mesure de prévoir exactement combien vous aurez besoin de chandails de chaque taille. Même chose pour les lunchs, les médailles, les ravitos (manquer d’eau par une journée chaude, pas une bonne idée), etc… Vous ne voulez pas en manquer ni en avoir de trop selon vos inscriptions. Voilà une bonne raison pour inciter vos participants à s’inscrire tôt!

Le chronométrage entre aussi dans cette catégorie. Pour une petite course de 100 personnes ou moins vous pourrez vous débrouiller avec un chronométrage manuel, mais sinon, faudra faire affaire avec une compagnie de chronométrage, avec dossards à puces et affichage convenable des résultats. Là aussi, la qualité se paie. On se comprend qu’un pépin peu arriver, mais en tant qu’organisateur, vous voulez livrer des résultats fiables pour votre course.

6. Les coûts généraux.

Bien d’autres postes de dépenses viennent augmenter les coûts pour organiser votre course. Par exemple, les assurances, la sécurité sur les rues et le site, les toilettes portatives (bravo si vous pouvez vous en passer), l’animation (vous voulez le meilleur), l’électricité, les communications, la publicité, le photographe, l’électricien pour faire vos raccords, etc…

Vous pensez sauver de l’argent en offrant votre événement à une compagnie qui va tirer profit des photos prises lors de votre événement? Eh bien non, elles vous demandent quand même un bon tarif de base!

7. Les extras.

Vous pensez maintenant aux petits extras pour offrir le meilleur événement possible?

Un tapis de départ et un pour l’annonceur au fil d’arrivée? (500$ chacun!).
Une sanction pour assurer les participants que la course sera top-niveau?
La certification du mesurage des parcours aussi?
Tout ça occasionne des coûts!

8. Le nombre de places pour enfants.

Surprise, il s’agit là d’un des facteurs qui influencent beaucoup le coût de votre course.

Vous voulez offrir de nombreuses courses pour les enfants, à tarif raisonnable? Difficile de n’offrir que le strict minimum pour les enfants, bien que c’est un choix qui s’offre à vous.

Pour offrir médaille, chandail, lunch, chronométrage, ça coûte plus cher que le 10$ que vous exigerez pour eux. C’est ainsi que la plupart du temps, dans le tarif des adultes vous aurez une part qui finance les places pour enfants. Plus le ratio de places pour enfants (à perte) est élevé par rapport au nombre d’adultes, plus le coût pour les places adultes devra être élevé.

9. Le nombre de places total.

Évidemment, plus vous arrivez à attirer de coureurs, plus vous pourrez diminuer vos coûts par participant. Bon calcul. Allez, on démarre des inscriptions!

Mais attention! Ça entraîne aussi des écueils, ça fait plus de gens mécontents si on se marche sur les pieds, si le parcours n’est pas bien rôdé, ou si des bénévoles ne se pointent pas le matin de la course.

Mais bon, il n’y a pas de problème, vous êtes seul à offrir une course ce week-end (oui, oui), et la course est plus populaire que jamais, alors les coureurs viendront en troupeaux!

10. Les bénévoles.

Eh oui, vous dépendrez des bénévoles pour assurer la tenue de votre événement. Déjà, faut les trouver, s’assurer qu’ils soient présents le matin de la course (même s’il fait froid ou s’il pleut), il faut les nourrir et les remercier convenablement.

Et alors que votre événement grossit, vous vous rendez compte que certaines tâches ne peuvent être accomplies uniquement par des bénévoles qui cognent gracieusement à la porte de votre site web. À moins de vouloir risquer de manquer de gens pour un point d’eau, de conducteurs pour vos navettes, vous allez réaliser que le mieux c’est d’engager des bénévoles. Euh? Voilà comment ça marche: il y a près de chez vous des équipes de soccer ou d’autres groupes de levées de fonds qui se feront plaisir, contre un don pour leur organisme, de vous gérer une équipe pour un point d’eau, et ils y mettrons de l’ambiance. C’est ce qu’on appelle un bel écosystème gagnant-gagnant!

Mais bon, le fait est qu’au final, ici aussi il y a des frais.

11. Les commanditaires.

Bien entendu, vous irez à la recherche de commanditaires, qui seront heureux de vous offrir des montants ou des services en échange d’une belle visibilité lors de votre événement. Bravo! Bon, depuis quelques années vous êtes 50 courses dans la même région à cogner aux portes des mêmes commanditaires, mais vous avez du talent comme vendeur et votre événement sera grandiose, pas d’inquiétudes!

Plus les commanditaires et partenaires sont nombreux plus cela vous permettra de baisser vos coûts. Pour autant que les commanditaires soient compatibles entre eux.

12. Les taxes et autres frais d’administration.

Enfin, on y est presque. Vous pouvez maintenant déterminer combien vous chargerez pour votre course. Dernier détail, au-delà d’un certain niveau de revenus, pour agir en bon citoyen, vous devrez percevoir des taxes et les envoyer à qui de droit. Et les coureurs qui s’inscrivent avec un service d’inscription en ligne auront aussi à payer des frais d’administration. Allez-vous absorber ces coûts dans vos tarifs?

C’est bien. vous avez maintenant un beau chiffre rond. Et vous ne ferez pas comme certains événements, comme charger pour le stationnement, le vestiaire ou pour que la famille ou les amis viennent encourager vos participants.

13. Le fond de roulement (i.e. le ‘cash-flow’).

Ah oui, dernier détail. Pour préparer tout ça, faire les réservations, commander médailles, t-shirts, etc, ça vous prendra des sous. Idéalement votre compte de banque contient déjà l’équivalent d’un année de fonds de roulement, mais c’est pas évident pour une première édition!

Allez, vite, on ouvre les inscriptions!